مهمترین مزایای استفاده از فایل اداری
مزایای استفاده از فایل‌های اداری به قدری زیاد است که امروزه می‌توان آنها را در تمام ادارات مشاهده کرد. مهمترین مزیت فایل‌ها این است که فضای کمی را از آن خود می‌کنند، مدارک و اسناد مهم را در خود ذخیره می‌کنند و از همه مهمتر دسته‌بندی و یافتن مدارک را هم آسان می‌نمایند. در حال حاضر در هر اداره و شرکت و حتی موسسه کوچک هم می‌توان این فایل‌ها را مشاهده نمود؛ به همین دلیل با کمک این محصول اسناد مهم به خوبی نگهداری می‌شوند و مفقود نمی‌گردند.
فایل اداری چیست؟
فایل اداری جعبه‌های نگهدارنده‌ای هستند که درون آنها اسناد و مدارک مهم را قرار می‌دهند. در این فایل‌ها می‌توان به راحتی مدارک را دسته‌بندی نمود تا در صورت لزوم براساس تاریخ یا نام به مدارک دسترسی پیدا کرد. با کمک فایل‌های اداری می‌توان هم مدارک را نگهداری کرد و هم می‌توان آنها را سازماندهی نمود. این محصول نمونه‌ها و مدل‌های مختلفی هم دارد که شما میتوانید براساس دکوراسیون محیط خود یکی از آنها را انتخاب نمایید. کشوبندی و طبقه بندی فایل‌ها باعث شده تا مدارک و اسناد را در هر کشو قرار داد، البته ناگفته نماند که هر کشو دارای قفل است که در این صورت می‌توان از سرقت رفتن مدارک هم جلوگیری کرد.
این محصول به یک وسیله ثابت و مهم برای ادارات تبدیل شده و با پیشرفت تکنولوژی هر روزه مدل‌های جدیدی از آن وارد بازارها می‌گردد که تمام سلیقه‌ها را پوشش می‌دهند. برای بایگانی کردن پرونده‌های مهم مانند پرونده‌های حسابداری هم می‌توان از این فایل‌ها استفاده کرد و از مفقودی و یا آسیب دیدن مدارک جلوگیری نمود.
انواع فایل اداری و مزیت استفاده از آنها
انواع فایل اداری در بازارها وجود دارد که هر نمونه مزایای منحصر به فردی را در خود جای داده است. این تنوع بالا باعث شده تا هر مجموعه بتواند نمونه مورد نیاز خود را به آسانی یافته و آن را تهیه نماید. از انواع فایل‌های اداری موارد زیر را نام خواهیم برد:
- فایل اداری مسطح: این نمونه عمقی کم دارد که اصولا برای مدارک خاص مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- فایل اداری عمومی: این نمونه روی دیوار هم قابل نصب است و همواره کشوهای زیادی دارد.
- فایل اداری جانبی: این محصول برای فضاهای بزرگ کاربرد دارد و ایمنی بسیار بالایی هم دارند.
- فایل اداری قفسه باز: این محصول برای نگهداری از مدارک غیر ضروری کاربرد دارد و روی میز قرار می‌گیرد.
- فایل اداری سیار: برای مدارکی که باید در محیط اداری به صورت مداوم جابه‌جا شوند اصولا فایل‌های اداری سیار کاربرد دارند.
لازم به ذکر است که این محصولات از نظر جنس هم نمونه‌های مختلفی دارند مثلا شما میتوانید فایل اداری چوبی، فایل اداری روکش لمینت و فایل اداری پلاستیکی را در بازارها مشاهده کنید و متناسب با سلیقه و بودجه خود یکی از آنها را انتخاب نمایید. تنوع بالای فایل‌های اداری انتخاب کردن را برای ادارات گسترده تر کرده به همین دلیل انتخاب‌ها آزادانه‌تر خواهد بود.
مهم ترین نکته برای پیشرفت شما در محل کار بعد از شیوه های مدیریتی صحیح، استفاده از وسایل اداری جدید و زیبا برای پرسنل و خودتان است. ما به شما بهترین ها را پیشنهاد می دهیم. با کارشناسان پویا چوب سورین در ارتباط باشید.
ویژگی های مهم فایل اداری
یک فایل اداری درجه یک و باکیفیت ویژگی‌های خاص خود را هم دارد و با کمک آنها در بازارها معرفی و شناخته می‌شود. از ویژگی‌های مهم فایل اداری خوب می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- امنیت بسیار بالایی دارد؛ یعنی می‌توان اسناد و مدارک محرمانه و مهم را با خیال آسوده درون آنها نگهداری کرد چون اصولا دارای قفل هستند.
- در برابر آتش مقاومت بالایی دارند.
- در برابر رطوبت مقاوم هستند.
- دارای وزنه‌های تعادلی هستند تا فایل‌ها دچار افتادگی نشوند.
- طراحی زیبا و خاصی دارند.
- تنوع طرح و رنگی زیادی دارند.
- دارای اسلاید کشو هستند که این باز و بسته کردن کشوها را آسان کرده.
با وجود این تعداد ویژگی این محصول توانسته در میان ادارات جایگاه ویژه‌ای را به دست بیاورد و به صورت حرفه ای مورد استفاده قرار بگیرد. اصولا تمام اسناد و مدارکی در ادارات هستند مهم هستند؛ در نتیجه باید آنها را در محلی امن قرار داد که فایل‌ها بهترین گزینه و انتخاب هستند. باید بگوییم که ابعاد فایل‌های اداری استاندارد هستند و شما به راحتی میتوانید متناسب با ابعاد مدارکی که در اختیار دارید آنها را تهیه نمایید.
نکات مهم در زمان انتخاب فایل اداری
در زمان انتخاب یک فایل اداری مناسب باید به نکات متعددی توجه کنید تا بتوانید بهترین انتخاب را داشته باشید. از این نکات مهم موارد زیر را نام خواهیم برد:
- باید به ابعاد فایل‌ها توجه کنید تا بتوانید اسناد خود را به راحتی درون آنها قرار بدهید.
- باید به نوع فایل اداری توجه کرد تا متناسب با نیاز و محیط شما باشد.
- ایمن بودن فایل‌ها اهمیت دارد تا در برابر رطوبت و آتش‌سوزی از اسناد مراقبت نمایند.
- باید به امنیت فایل توجه کرد تا دارای قفل باشد.
- باید به وزن آن توجه کرد تا بتوان آن را جابه‌جا نمود.
- باید به طراحی و رنگ فایل‌ها هم توجه زیادی کرد تا متناسب با دکوراسیون و محیط شما باشند.
با توجه کردن به نکات گفته شده میتوانید بهترین فایل اداری را انتخاب کنید که نیاز شما را پوشش می‌دهد و از مدارک شما به خوبی مراقبت می‌نماید. البته ناگفته نماند که باید به فضای محیط خود هم توجه کنید تا بدانید که چه فایلی برای آن مناسب است، برای محیط بزرگ که مدارک بیشتری هم وجود دارد باید از فایل‌های بزرگ استفاده کرد که مدارک بیشتری را پوشش بدهد. رنگ فایل را می‌توان با دکوراسیون خود ست نمود و نکته دیگر این که جنس فایل را باید به گونه ای انتخاب کنید که دوام و ماندگاری بالایی داشته باشد و به مرور زمان دچار پوسیدگی و زنگ زدگی و افت کیفیت نشود.
سخن پایانی
هر اداره و مجموعه‌ای برای نگهداری از مدارک و اسناد مهم خود نیاز به این گونه محصولات دارد اما باید به کیفیت و کارایی آنها توجه کند تا نمونه مناسب را تهیه نماید. فایل‌های اداری هر روزه با مدل‌های جدیدترین وارد بازارها می‌شوند که ایمنی بالاتری نسبت به نمونه‌های قبلی دارند و می‌توانند هر نیازی را پوشش بدهند. با وجود این گونه محصولات دیگر مدارک و اسناد ادارات دچار مفقودی نمی‌شوند و از بین نمی‌روند. با وجود این فایل‌ها دیگر نگران مدارک مهم و محرمانه خود نباشید و با خیال آسوده آنها را درون فایل‌ها قرار بدهید. شما میتوانید برای خرید محصولات مورد نظر خود از پویا چوب سورین اقدام بفرمایید.
